Eine Erfassung, die einer Prüfung standhält — Rechnungen, Forderungen, Berichte
Diese Seite gibt es, damit der Vorsitzende sie vor der Abstimmung im Vorstand weiterleitet. Jede Zeile unten ist ein Mechanismus — so aufgeschrieben, wie er im Produkt arbeitet — und keine Absicht. Wo ein Mechanismus noch fehlt, steht das in derselben Zeile, nicht in einer Fußnote unter dem Strich.
Die Seite ist für den Druck vorbereitet: ⌘/Ctrl + P druckt sie ohne Navigation und ohne Schaltflächen, damit sie in die Sitzungsunterlagen kann.
Fortlaufende Nummern ohne Lücken, vergeben bei der Ausstellung
Ein Entwurf hat keine Nummer. Der Beleg bekommt sie im Moment der Ausstellung, innerhalb derselben Transaktion, auf einer gesperrten Zählerzeile — deshalb können zwei gleichzeitige Aussteller nicht dieselbe Nummer bekommen, und keine lässt sich überspringen.
-
Entwurf
Ohne Nummer. Er wird beliebig bearbeitet und kann gelöscht werden. Ins Rechnungsausgangsbuch kommt er nicht.
-
Ausstellung
Der Zähler der Serie wird in derselben Transaktion erhöht wie die Ausstellung des Belegs. Die Nummernfolge ist durchgehend innerhalb des Vereins und innerhalb des Steuerzeitraums.
-
Eine Serie je Art und je Jahr
Rechnungen, Storni und Gutschriften haben jeweils ihre eigene Serie, und diese trägt das Jahr. Jede läuft in ihrer eigenen Folge, und die Ausgabe hat die Form
RAC-2026-000123. -
Rücknahme der Ausstellung
Möglich nur für die letzte Nummer der Serie und nur, solange der Beleg nicht versendet und keine Zahlung erfasst wurde. Der Zähler wird dabei wieder zurückgezählt, deshalb entsteht keine Lücke.
| Serie | Art | Zuletzt ausgestellt | Nächste |
|---|---|---|---|
| RAC-2026 | Rechnung | RAC-2026-000141 | 000142 |
| STO-2026 | Storno | STO-2026-000004 | 000005 |
| DOB-2026 | Gutschrift | DOB-2026-000002 | 000003 |
Beispielansicht. Storno und Gutschrift haben ihre eigene Folge, deshalb erzeugt eine Korrektur nie eine Lücke in der Rechnungsfolge.
Beispielansicht · Demo-Verein
Eine ausgestellte Rechnung bearbeiten und löschen wir nicht
Was ausgestellt wurde, bleibt im Buch genau so, wie es ausgestellt wurde. Eine Korrektur ist immer ein neuer Beleg. Löschen gibt es nur für den Entwurf, der noch keine Nummer hat.
Was bei der Ausstellung eingefroren wird
- Momentaufnahme des Ausstellers — Name, Anschrift, IBAN, wie sie an jenem Tag waren.
- Momentaufnahme des Zahlers — Name, Anschrift, E-Mail.
- Posten, Beträge, Rabatte und der Mehrwertsteuersatz.
- Der Verwendungszweck und die Zahlungsdaten auf dem Beleg.
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum.
Ändern sich Anschrift oder IBAN des Vereins ein halbes Jahr später, ändert das eine früher ausgestellte Rechnung nicht.
Was nach der Ausstellung noch möglich ist
- Eine Zahlung erfassen, auch eine Teilzahlung, mit Aufteilung auf die Belege.
- Den Beleg an den Zahler senden und eine Mahnung senden.
- Ein Storno ausstellen — die Aufhebung des ganzen Belegs.
- Eine Gutschrift ausstellen — die Korrektur eines Teilbetrags.
- Die Ausstellung unter den Bedingungen aus dem vorigen Abschnitt zurücknehmen.
Keine dieser Handlungen ändert den ausgestellten Beleg; jede erzeugt ihren eigenen Eintrag.
Eine Korrektur ist ein Beleg, keine Löschtaste
Ein Storno hebt den ganzen Beleg auf, eine Gutschrift korrigiert einen Teilbetrag. Beide sind eigenständige Belege mit eigener Nummer und einem Bezug auf das Original, deshalb ist der Weg vom Fehler zur Korrektur im Buch vorwärts und rückwärts sichtbar.
Korrektur des ganzen Belegs
- RAC-2026-000118
Ausgestellt 1. 7. 2026 · 78,00 € · falsche Gruppe.
- STO-2026-000004
Storno des ganzen Belegs, 3. 7. 2026, mit Bezug auf das Original.
- RAC-2026-000141
Korrigierter Beleg, ausgestellt 3. 7. 2026 · 60,00 €.
Korrektur eines Teilbetrags
- RAC-2026-000126
Ausgestellt 1. 7. 2026 · 92,00 €.
- DOB-2026-000002
Gutschrift −18,00 €, 3. 7. 2026, mit Bezug auf das Original.
- Zu zahlen bleiben
74,00 € — die ursprüngliche Rechnung ändert sich dabei nicht.
Beim Storno wird der Abrechnungsschlüssel wieder in die Erfassung freigegeben. Der Schlüssel ist das Tripel Mitglied · Beitragssatz · Zeitraum. Ist er freigegeben, darf die nächste Abrechnung denselben Zeitraum erneut abrechnen — und solange er nicht freigegeben ist, kann sie es nicht, deshalb gibt es keine Doppelbelastung. Der ausgestellte Posten ändert sich dabei nicht; die Freigabe wird daneben vermerkt.
| Eintrag | Wann er entsteht | Wer ihn auslöst |
|---|---|---|
| created | Ein Entwurf entsteht. | Benutzer oder Abrechnung |
| updated | Der Entwurf wurde bearbeitet. | Benutzer |
| issued | Der Beleg wird ausgestellt und bekommt eine Nummer. | Benutzer oder Abrechnung |
| un_issued | Die Ausstellung wurde unter den Bedingungen aus Abschnitt 01 zurückgenommen. | Benutzer |
| sent | Der Beleg wurde per E-Mail an den Zahler gesendet. | Benutzer oder Abrechnung |
| send_failed | Der Versand ist fehlgeschlagen. | System |
| reminder_sent | Eine Mahnung wurde gesendet. | Benutzer |
| payment_recorded | Eine Zahlung wurde erfasst. | Benutzer oder Kartenzahlung |
| storno | Ein Storno wurde ausgestellt. | Benutzer |
| credited | Eine Gutschrift wurde ausgestellt. | Benutzer |
Andere Eintragsarten gibt es nicht. Einträge werden nur angehängt — eine Zeile wird nicht korrigiert und nicht gelöscht. Bei jedem steht, wer ihn ausgelöst hat und wann; wo die Handlung die automatische Abrechnung ausgeführt hat, steht keine Person, weil es keine gab.
Ein Beleg je Zahler und Zeitraum
Die Abrechnung wird nach Zahler zusammengefasst, nicht nach Kind und nicht nach Gruppe: alle seine Kinder, alle ihre Gruppen und alle einmaligen Posten desselben Zeitraums kommen auf einen Beleg mit einem Verwendungszweck.
-
Zusammenfassung nach Zahler
Zwei Kinder in drei Gruppen bedeuten eine Rechnung, nicht fünf. Der Zahler bekommt einen Zahlungsauftrag und hat Rückfragen zu einem einzigen.
-
Geschwisterrabatt
Er wird von selbst berechnet, und zwar in Prozent vom Mitgliedsbeitrag. Einen Rabatt in Euro — zum Beispiel „−10,00 € für das zweite Kind“ — kennt die Abrechnung nicht.
-
Einmalige Posten
Camp, Ausflug oder Ausrüstung kommen auf denselben Beleg wie der Mitgliedsbeitrag, mit Angabe des Kindes, auf das sie sich beziehen.
-
Mitglied in mehreren Gruppen
Es zählt einmal. Der Posten entsteht je Beitragssatz und Zeitraum, nicht je Gruppe, deshalb gibt es keine doppelten Mitgliedsbeiträge.
| Posten | Mitglied | Betrag |
|---|---|---|
| Monatsbeitrag · U11 · Juli 2026 | Nik Zupan | 32,00 € |
| Monatsbeitrag · U9 · Juli 2026 | Ela Zupan | 28,00 € |
| Geschwisterrabatt · 10 % | Ela Zupan | −6,00 € |
| Wintercamp Pokljuka · einmalig | Ela Zupan | 45,00 € |
| Zu zahlen | Zahler A. Zupan | 99,00 € |
Beispielansicht. Der Verwendungszweck und der UPN-Zahlungsauftrag mit QR-Code stehen auf dem Beleg; der Zahler kann ihn im Online-Banking scannen oder mit Karte zahlen. UPN ist ein slowenischer Zahlungsauftrag; der deutsche GiroCode (EPC-QR-Code) wird nicht unterstützt.
Den Zahler legen Sie bei jedem Kind fest.
Der Verein wählt, wer der Zahler eines Kindes ist, deshalb zahlen getrennt lebende Eltern jeweils ihre eigene Rechnung. Zahler kann auch eine Person sein, die für das Kind nicht erziehungsberechtigt ist — ein Arbeitgeber, eine Kommune, ein Sponsor — und ein Zahler trägt beliebig viele Kinder auf einer Sammelrechnung. Eine ausgestellte Rechnung trägt eine eingefrorene Momentaufnahme des Zahlers, deshalb korrigiert eine Änderung für die Zukunft nicht das bereits Ausgestellte.
Forderungen nach Alter, nach Zahler, mit Kontakt
Offene Beträge sind in vier Altersklassen eingeteilt und nach Zahler zusammengefasst, zusammen mit dessen E-Mail und Telefon sowie der Zahl der Mahnungen, die diese Rechnung bereits bekommen hat. Der Vorstand sieht so, wer schuldet, wie lange und wie oft schon gemahnt wurde.
| Zahler | Kontakt | 0–30 | 31–60 | 61–90 | 90+ | Gesamt | Mahnungen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. Novak | a.novak@primer.si | 60,00 € | — | — | — | 60,00 € | 1× |
| M. Zupan | m.zupan@primer.si | — | 99,00 € | — | — | 99,00 € | 2× |
| T. Hribar | t.hribar@primer.si | — | — | 28,00 € | 56,00 € | 84,00 € | 3× |
| Gesamt | 3 Zahler | 60,00 € | 99,00 € | 28,00 € | 56,00 € | 243,00 € | — |
Beispielansicht. Dieselbe Übersicht ist die Grundlage für den Versand von Mahnungen: Sie wählen die Klasse, prüfen die Liste und senden.
Mahnungen lösen Sie selbst aus — oder überlassen sie dem System.
Von Hand ist es eine Sammelhandlung, mit einem Klick und dem Filter „mindestens so viele Tage nach Fälligkeit“ (standardmäßig 3 Tage); versendet wird per E-Mail. Automatisches Mahnen ist standardmäßig ausgeschaltet: Wenn Sie es einschalten, stellen Sie den Abstand zwischen den Mahnungen ein, wie viele es höchstens sind und zu welcher Uhrzeit sie hinausgehen — versendet wird nur an Werktagen. Vor dem Einschalten sehen Sie, wie viele Rechnungen heute zutreffen würden. Jede versendete Mahnung erhöht den Zähler auf der Rechnung, und auf dem Beleg steht, ob ein Mensch oder das System sie ausgelöst hat.
Berichte für Vorstand, Verband und Kommune
Sechs Berichte über einen beliebigen Zeitraum. Jeder liefert die Zahlen, die der Verein in der Tabelle von Hand zählt — und die Grundlage, aus der sie berechnet sind.
| Bericht | Was er zurückgibt | Wer ihn typischerweise braucht |
|---|---|---|
| Übersicht | Aktive Mitglieder, Eintritte und Austritte im Zeitraum, durchgeführte und abgesagte Trainings, nicht erfasste Trainings, Anwesenheitsquote; abgerechnet, eingegangen und offene Forderungen. | Vorstand |
| Anwesenheit | Anwesenheit nach Gruppen und nach Terminen für den gewählten Zeitraum. | Trainer, Verband |
| Mitgliedschaft | Mitglieder nach Gruppen, nach Altersgruppen (U9–U19 und Senioren) mit Geschlecht, Eintritte und Austritte nach Monaten. | Kommune, Verband |
| Finanzen | Forderungen nach Alter und die Struktur der Zahlungsarten. | Vorstand, Buchhaltung |
| Ehrenamt | Geleistete Stunden je Familie im Verhältnis zum Saisonziel. | Vorstand |
| Gefährdete | Mitglieder mit drei aufeinanderfolgenden Fehlzeiten oder mit deutlich gesunkener Anwesenheit gegenüber dem eigenen Durchschnitt. | Trainer, Vorstand |
Ein vorbereitetes Formular für Sportstiftungen und öffentliche Ausschreibungen gibt es nicht.
in Vorbereitung
Die Berichte liefern die Zahlen und die Grundlage dafür; das Formular der Ausschreibung füllen Sie selbst aus. Finanzfelder sieht nur, wer die Berechtigung für Finanzen hat — ein Trainer sieht sie nicht.
Alle dreizehn Bereiche des Produkts — und was es noch nicht kann →
Zwei Journale als CSV — und was das nicht ist
Für die Buchhaltung werden heute zwei Journale exportiert, jedes mit seinem eigenen festen Kopfsatz, für einen beliebigen Zeitraum. Das sind zugleich die einzigen Exporte, die der Verein selbst auslöst.
Rechnungsausgangsbuch
Eine Zeile je ausgestelltem Beleg, einschließlich Storni und Gutschriften.
Stevilka;Datum izdaje;Vrsta;Status;Placnik;Osnova (EUR);DDV (EUR);Znesek (EUR);Sklic;Obdobje od;Obdobje do
Zahlungsjournal
Eine Zeile je Geldeingang, mit der Aufteilung auf die Belege.
Datum;Placnik;Znesek (EUR);Nacin;Referenca;Opomba;Storno placila z dne;Vezano na racune
-
Eine direkte Anbindung gibt es nicht
Mit einem Buchhaltungsprogramm verbindet sich das Produkt nicht — mit keinem. Die Datei geht an die Buchhaltung, so wie heute die Tabelle geht.
Fünf Rollen, Rechte standardmäßig geschlossen
Zugriff wird verweigert, solange er nicht ausdrücklich erlaubt ist — nicht umgekehrt. Jeder Bildschirm, jeder Aufruf und jeder Deeplink verlangen ihre eigene Berechtigung.
| Rolle | Was sie sieht | Geld |
|---|---|---|
| Vereinsadministratorclub_admin · Vorsitzender, Schriftführer | Alles. | Rechnungsstellung, Zahlungen, Mahnungen, Finanzberichte, Vereinseinstellungen. |
| Kassenwarttreasurer · wer die Bücher führt | Die Listen der Mitglieder und Gruppen, um zu wissen, wer abgerechnet wird — keine Gesundheitsdaten. | Beitragssätze, Rechnungsstellung, Zahlungen, Forderungen und Finanzberichte. |
| Trainercoach | Die Mitglieder seiner Gruppen und deren Anwesenheit, den Trainingsplan des Vereins (wegen Terminkonflikten), Mitteilungen, Ehrenamt und Berichte ohne Finanzfelder. | Nein. |
| Elternteilparent | Die eigene Familie, den Trainingsplan der eigenen Kinder, Mitteilungen, Anmeldungen zu Trainings, ehrenamtliche Schichten. | Nur die eigenen Rechnungen und Zahlungen. |
| Mitgliedmember · ab 15 Jahren (in Slowenien) | Dasselbe wie ein Elternteil, für sich selbst. | Nur die eigenen Rechnungen und Zahlungen. |
Der Kassenwart ist eine eigene Rolle.
Der Kassenwart sieht Rechnungen, Zahlungen, Forderungen und die Liste der Mitglieder, die er abrechnet — Gesundheitsdaten sieht er nicht, und Mitglieder, Personal und Vereinseinstellungen kann er nicht ändern. Für die Buchführung muss also niemandem der volle Zugriff gegeben werden. Rollen addieren sich, deshalb kann der Kassenwart gleichzeitig Elternteil oder Trainer sein.
Der Trainer sieht die Mitglieder seiner Gruppen — und nur diese: persönliche Daten und Gesundheitsdaten, Anwesenheit sowie namentliche Berichte nur für die Gruppen, denen er zugeteilt ist. Ein abgelehnter Einsichtsversuch in Gesundheitsdaten wird protokolliert. Ein Trainer ohne zugeteilte Gruppe sieht kein einziges Mitglied.
Was wir zusagen — und wo man das nachprüft
Werte, die im Seitenfuß aufgezählt sind, prüft niemand nach. Deshalb sind unsere Zusagen als Register geschrieben: was sie konkret bedeuten, in welchem Zustand sie sind und wo Sie sie nachprüfen. Eine Zeile ohne die letzte Spalte gehört nicht in dieses Register.
| Zusage | Was das konkret bedeutet | Status | Wo es nachgeprüft wird |
|---|---|---|---|
| Ohne Bindung | Das Abonnement läuft nach Saison (September–August). Es gibt keine mehrjährige Bindung und keine Kündigungsfrist über den Saisontermin hinaus. | in Kraft | Nutzungsbedingungen → |
| Keine Gebühr beim Weggang | Der Weggang kostet nichts. Die letzte Abrechnung ist die letzte Abrechnung; Ausstiegskosten gibt es nicht. | in Kraft | Nutzungsbedingungen → |
| Der Verein ist Verantwortlicher für die Daten | Über die Zwecke der Verarbeitung entscheidet der Verein. youthstack ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet nach Weisung des Vereins; den Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreiben wir, bevor wir irgendetwas hochladen. | in Kraft | Sicherheit und DSGVO → |
| Keine Werbung | In der App für Eltern gibt es keine Werbung und keine Werbe-Tracker. Ein Kind ist kein Werbesegment. | in Kraft | Sicherheit und DSGVO → |
| Kein Verkauf von Daten | Die Daten des Vereins sind kein Produkt. Die einzigen Empfänger sind Unterauftragsverarbeiter, die für den Betrieb des Dienstes nötig sind; sie sind im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt. | in Kraft | Sicherheit und DSGVO → |
| Veröffentlichter Preis | Die ganze Staffel ist öffentlich und im Voraus berechenbar: 19 € pro Monat mit den ersten 50 aktiven Mitgliedern, danach gestaffelt pro Mitglied. Einen Preis „auf Anfrage“ gibt es nicht, und keine Funktion hängt an einem Paket. | in Kraft | Preise → |
| Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich | Eine Korrektur ist ein neuer Beleg mit eigener Nummer und einem Bezug auf das Original. Die Nummernfolge bleibt ohne Lücken. | in Kraft | Abschnitt 02 → |
| Export beim Weggang | Vollständiger Export des Vereins mit einer Handlung (ZIP mit CSV-Dateien), dazu das Journal der ausgestellten Rechnungen und das Zahlungsjournal gesondert. Jederzeit, ohne Anfrage und ohne Gebühr. | in Kraft | Abschnitt 07 → |
Alle acht Zeilen sind heute in Kraft. Wenn eine es nicht ist, bleibt sie im Register als nicht erfüllt vermerkt — weil man sie bei der ersten ernsthaften Prüfung ohnehin fände, und weil ein Register, aus dem wir sie herausnähmen, nur Werbung ist.
Demo für den Vorstand — 30 Minuten, bei Ihrem Verein
Keine Folienpräsentation. Wir öffnen Ihre Gruppen, Ihre Beitragssätze und Ihre Zahler und zeigen, wie das Rechnungsausgangsbuch und die Forderungsübersicht aussehen, wenn Ihre Namen darin stehen. Die Übernahme der bestehenden Mitgliederliste machen wir.
Das Gespräch dauert 30 Minuten · die Datenübernahme machen wir · die Einrichtung nimmt ≈ 75 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch, verteilt auf vier Tage · Einrichtungsplan →